Ga naar de inhoud
Let op: Om het voor u gemakkelijk te maken, gebruikt deze website cookies. Akkoord Niet oké.
Verslag schrijven

Leest niemand uw vergaderverslag? Dan was uw vergadering nutteloos. Want de aanwezigen komen hun afspraken niet na. En de afwezigen verschuilen zich achter hun onwetendheid.
Zorg ervoor dat uw verslag wel wordt gelezen én uitgevoerd: met deze vier tips.

Verslag schrijven? Kies een heldere structuur

Vergaderverslag schrijvenEen keurig vergaderverslag bevat:

  • hoofding: wat, waar, wanneer en wie?
    Stafvergadering keuken, Lokaal B.25
    15 oktober 2016
    Aanwezig: Michel, Fabian, Marlies en Wim
    Afwezig: Maarten en Stefanie

     
  • agendapunten, in volgorde van bespreking
    Oké, dat is al netjes maar … onvoldoende.
    Want uw lezer ziet de essentie niet. Help hem een handje, door een verslag te schrijven met reliëf:

    1. Val met de deur in huis: een kaderstukje somt meteen de belangrijkste agendapunten op. En vraagjes doen het hier wondergoed:
    - Zijn onze soepen smakeloos?
    - Hoe voorkomen we diefstal van ons bestek?
    - Wat staat er op het kerstmenu?

    2. 
    Zorg voor duidelijke call to actions. Zet bij elk item wie wat tegen wanneer doet.
    Michel bestelt 5 kg kippenbillen vóór 4 februari.

Een kort en leesbaar verslag schrijven

  • De voorzitter heet iedereen welkom.
    Fijn! Maar irrelevant, net zoals letterlijke citaten. Herleid ze tot de essentie.
     
  • Letterlijk zegt Fabian: “Ik denk persoonlijk dat de turn-over van ons Basic Soup-gamma wel zou varen bij een lichte stijging van het natriumchloridegehalte.”

    U schrijft in uw verslag: Zouden onze soepen beter verkopen met wat meer zout? (Fabian)

Wilt u een verslag schrijven dat wordt gelezen? Maak het dan ook leesbaar. Grijp uw lezer bij de kraag . En vermijd afkortingen –  zoals ‘cf. pnt. 9’: daarover struikelt uw luie lezer.

Schrap uzelf uit uw verslag

Een verslag schrijven is: de feiten objectief weergeven. ‘Ik’ is taboe. En pas op voor gekleurde informatie:

  • Vermijd geladen adjectieven:
    NIET: gewaagd voorstel, gedurfde conclusie, verrassende tussenkomst, …
    WEL: voorstel, conclusie, tussenkomst, …
     
  • Beschrijf neutraal wat er wordt gezegd, niet hoe het wordt gezegd.
    NIET: Marlies klaagt dat zij geen tijd heeft om elke dag het bestek te tellen.
    WEL: Marlies heeft geen tijd om elke dag het bestek te tellen.
     
  • Wees consequent in uw aansprekingen. Anders komen uw persoonlijke voorkeuren toch aan de oppervlakte.
    NIET: Stefanie wil vis op het menu, maar meneer Van Rompuy stelt zijn veto.
    WEL: Stefanie wil vis op het menu, maar Wim stelt zijn veto.

Lees hardop na

Volgde u deze tips? Dan hebt u een correcte, zakelijke en toch prettig leesbare tekst. Toets dat door hem hardop te lezen.
Klaar met uw verslag te schrijven? Verspreiden maar. En benadruk in de begeleidende mail dat uw verslag niet vrijblijvend is. Wel een oproep om afspraken na te komen. Alleen zo maakt u goede vrienden.