Ga naar de inhoud
Let op: Om het voor u gemakkelijk te maken, gebruikt deze website cookies. Akkoord Niet oké.
Out of office schrijven

Bent u de deur uit? Dan laat u uw contactpersonen toch niet in de kou staan! Verwelkom ze met een warme out of office. Laat hen weten hoelang u weg bent en waarom, en duid een contactpersoon aan. 

Out of office

Ik ben weg!

Uw perfecte out of office

“Ik ben tot 15 juni afwezig. Uw mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.”

Brrr, vaak is een out of office een koude douche. Daar zitten uw contactpersonen vast niet op te wachten. Doe het beter: vermijd frustratie en brandjes die u moet blussen.

Regel van drie

Uw out of office beantwoordt drie vragen:

  1. Hoelang?
    Laat weten wanneer u terug bent. En verduidelijk of u uw e-mails helemaal niet leest, of af en toe.
     
  2. Waarom?
    Licht kort de reden van uw afwezigheid toe. U bent bijvoorbeeld:
    ziek
    * met vakantie
    * op een congres
     
  3. Wat nu?
    Vermeld een contactpersoon. Doet u dat niet? Dan verliest u klanten. Want een dringende vraag zonder antwoord pikken zij niet – terecht.

Van mens tot mens

People buy people: uw collega ...

  • heeft een naam
    Schrijf  niet: ‘mijn collega’s’, ‘mijn manager’, of ‘ons secretariaat’.
  • is geen e-mailadres
    Schrijf niet: ‘Neem contact op met coördinator esther.fokker @ Schrijf.be.'
  • heeft eigen contactgegevens
    Vermeld zijn rechtstreekse telefoonnummer en e-mailadres. 

Van nadeel naar voordeel

Meer uit uw out of office halen? Ja, hoor:

  1. Maak van een ongemak een voordeel

Gaat u naar een opleiding, studiedag of congres? Ideaal! Want dan is uw afwezigheid een … voordeel voor uw klant.

  • Schrijf dus niet: ‘Ik ben op 28 mei afwezig.’
    Maar wel: ‘Op 28 mei verzamel ik voor u de architecturale trends op het jaarcongres in Madrid.’
     
  1. Benut uw ‘adverteerruimte’

Benut de gratis reclameruimte in uw automatische mail. Maar … hou het subtiel:

  1. Spreek de juiste taal

Zorg ervoor dat iedereen uw boodschap begrijpt. Hebt u contacten in uiteenlopende taalgebieden? Schrijf uw out of office dan bijvoorbeeld in het Nederlands, Engels én Frans.

 

Reisplannen? Stel alvast uw perfecte #outofoffice in. Deel dit op Facebook , Twitter en LinkedIn
Out of office, maar niet out of style. Ontdek de tips! Deel dit op Facebook , Twitter en LinkedIn
Zes tips voor de ideale #outofoffice. Inpakken en wegwezen! Deel dit op Facebook , Twitter en LinkedIn