Schrijftips: E-mails

Geef uw e-mails vleugels

Communiceren voor resultaat

Herkent u dit? U stuurt een belangrijke mail naar collega's of vrienden. Maar het verwachte effect blijft uit: zij reageren niet zoals u hoopte. Of erger: uw memo zaait paniek in plaats van de gemoederen te bedaren.

Waarom?
Gingen uw collega's in de fout? Een aanlokkelijke verklaring.
Maar een foute. Want zij reageren als lezer alleen maar op wat ú hun voorschotelt.
En vooral: op hoe u dat doet.

Waarom reageert ú niet op een e-mail?

Draai de zaken even om: waarom reageert ú niet op een bepaalde e-mail?
Daar zijn vier redenen voor:

U leest niet graag.
U begrijpt niet meteen wat er staat.
U ziet niet in hoe u er beter van wordt.
U weet niet wat de afzender van u verwacht.

Deze vier horden moet u dus ook voor uw lezer wegnemen.

De lezer van uw e-mail is uw klant

Uw collega kijkt heus niet reikhalzend uit naar nog een e-mail. Zoals iedere lezer is hij lui. Terecht. Want hij is uw klant, die op zijn wenken wil worden bediend. U serveert hem de informatie gebruiksklaar en bent dodelijk precies in uw call to action.

1. Uw lezer leest niet graag

Het effect van lange lappen tekst? Wegwezen!
Mensen lezen niet graag - zeker niet op een computerscherm.
Geef uw lezer dus 'hapklare brokken'.

Houd uw mail zo kort mogelijk.
Splits hem op in paragrafen met één gedachte
en maximaal vijf zinnen.
Zet boven elke alinea een paragraaftitel in vetjes
met het kernwoord van die paragraaf.
- Ziet u de korte inhoud van uw e-mail?
  Doe de Kijktest>

2. Uw lezer begrijpt niet meteen wat er staat

Een boekhouder spreekt een andere taal dan een verkoper of technicus. Dringt u de lezer uw jargon op? Dan voelt die zich onbegrepen en klikt hij uw mail de prullenmand in.

Uw memo overtuigt door zijn eenvoud, niet door moeilijke woorden of zinsconstructies.

Val met de deur in huis.
Dan heeft uw collega de essentiële informatie vast mee.
Stel elk woord in vraag: kan uw lezer het alleen zoals u het hebt bedoeld?
Doe de Wenkbrauwtest>
Houd uw zinnen gemiddeld korter dan tien woorden.
Maak van elke zin met bijzin twee aparte zinnen.
Lees uw tekst hardop. Herschrijf waar u hapert.
Doe de Spreektest>
Aandacht vragen? Las dan een zin in van één of twee woorden.

3. Uw lezer ziet niet in hoe hij er beter van wordt

Wilt u iemand nieuwe inzichten bieden of overtuigen?
Dan moet u zijn 'weerstand tot verandering' overwinnen.
Dat bereikt u door te schetsen hoe hij er zelf beter van wordt
(What's in it for me?).

Blijf niet hangen bij de eigenschappen van het project.
Grijp de lezer bij de kraag en beschrijf zijn persoonlijke voordelen.
Zet die ook in de paragraaftiteltjes.
- Aspirine tegen hoofdpijn>
- Nou en?>
Schrijf vaker u/uw (jij/jouw) dan wij/ons (ik/mijn).
- We are not amused>
- Doe de Egotest>

4. Uw lezer weet niet wat u van hem verwacht

Wees precies in wat u verwacht van uw lezer.

Zet in het begin van uw mail een samenvatting van enkele regels. Definieer hierin wat u van de lezer verwacht na de lectuur ('call to action'). Bijvoorbeeld:
- "Op 1 juni verschijnt ons bedrijfsblad. Ook u hebt vast een originele bijdrage. Stuur die voor 20 april naar bijdrage@bedrijf.com."
- "Op 1 juni wordt uw computer vervangen. Plan die dag best geen computerwerk. Dan verloopt de installatie vlotter en blijft er meer tijd over voor uw vragen."
Beëindig uw mail met een herhaling van uw 'call to action'. Bijvoorbeeld:
- "1 juni? Geen computerwerk plannen!"

Wij verwoorden wat u denkt

Geen tijd om die belangrijke mail te polijsten tot hij overtuigt?
Roep dan de hulp in van uw adviseur in geschreven communicatie.

Zend ons uw 'ruwe' e-mail.

Vorige | Volgende